Cognitive Technologies поможет оценить эффективность документооборота
Компания Cognitive Technologies объявила о разработке методики оценки эффективности организации корпоративного документооборота. В качестве исполнителей данного проекта компанией были привлечены Московская финансово-промышленная академия (МФПА) и Российская академия естественных наук (РАЕН). В настоящее время Flash-программа тестирования и оценки эффективности документооборота размещена на сайте Cognitive Technologies.
Использование программы позволяет получить качественную и количественную оценку эффективности организации работы с документами. Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны и апробированы на основе анализа данных, полученных в ходе практического исследования организации документооборота на 250 предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА.
Методика оценки эффективности организации документооборота на предприятии, подготовленная специалистами МФПА при участии сотрудников РАЕН, включает проведение тестирования предприятия (экспресс-обследование в онлайн-режиме) и последующую обработку собранной информации. Вывод о текущем уровне и эффективности организации работы с документами делается на основе качественной и количественной оценок. Полученные результаты могут быть использованы при реализации комплекса мероприятий по оптимизации документооборота, а само тестирование — для проведения повторных оценок по итогам проведенных мероприятий.
Авторами методики предложены коэффициенты, позволяющие комплексно описать проблему организации документооборота, и смоделировано их влияние на общую эффективность документооборота. Ключевыми являются четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отраслевая принадлежность, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия.
Итогом обследования является комплексная оценка (в процентах) и система показателей, отраженная на графиках и диаграммах. Полученные результаты сравниваются со статичными показателями для различных способов работы с документами (отсутствие учета, организованное бумажное делопроизводство и использование системы электронного документооборота), что позволяют оценить текущий уровень организации документооборота на предприятии.
Целевой аудиторией тестирования являются руководители небольших организаций и руководители департаментов, отделов и других функциональных подразделений средних и крупных организаций. Оценка эффективности делается на основе работы одного управленческого звена (руководитель и его подчиненные), поэтому для получения наиболее объективной оценки рекомендуется выбрать в качестве обследуемого характерный для предприятия участок управления или протестировать несколько подобных участков и усреднить полученные показатели.